編者按：12年前，您在上什么樣的信息化管理系統？財務、ERP、OA、CRM......您大概率不會想到ECM企業內容管理。首鋼股份能在信息化早期階段就開始重視“文檔管理”，這無疑具有行業領先的“超前意識”，也正與其具有國際競爭力和影響力的地位相符。
-本文節選自首鋼股份在鴻翼新老客戶研討會上的精彩演講
首鋼股份簡介
中國500強，國內最大的鋼鐵聯合企業之一
北京首鋼股份有限公司（以下簡稱首鋼股份）于1999年12月在深圳證券交易所上市(股票代碼:000959)，是世界五百強首鋼集團所屬的上市公司。首鋼股份擁有首鋼股份公司遷安鋼鐵公司，控股首鋼京唐鋼鐵聯合有限責任公司、北京首鋼冷軋薄板有限公司、首鋼智新遷安電磁材料有限公司等鋼鐵實體單位，具有焦化、煉鐵、煉鋼、軋鋼、熱處理等完整的生產工藝流程，擁有國際一流裝備和工藝水平，具有品種齊全、規格配套的冷熱系全覆蓋板材產品序列，為客戶提供電工鋼、汽車板、鍍錫板、管線鋼、家電板等優質產品和先期介入等增值服務。
ECM產品應用史
5大階段實現文件檔案一體化和非結構化數據中臺
鴻翼ECM產品在首鋼的逐步深入、逐步擴展的應用過程大致可分為5個階段：第一階段：新產品硅鋼需要快速的去拓展市場，進行產品的研發，這個時候我們就與鴻翼開始了首次合作，一同構建了硅鋼信息（情報）系統。第二階段：增加了ECM的文檔協同管理，把文檔的收集、管理、搜索等功能進行了一個相對完整的應用。第三階段：在文檔管理系統的基礎上又拓展了一個功能點 — 檔案系統。第四階段：進行了一個整體的信息化體系重構，把ECM跟業務系統進行一個融合，把它作為一個非結構化的數據中臺，去銜接我們的業財流程。第五階段：我們把企業網盤也集成到了整個辦公體系里面。
后續，鴻翼又多次為首鋼股份提供了系統升級和擴展等服務，并持續將網盤、文檔和檔案等管理應用推向首鋼集團總部以及遷安鋼鐵、北京化學工業集團、首鋼礦業等分、子公司。為客戶提供優質的服務，我們一直在路上......
場景一：研發情報系統
在硅鋼冷閘產線全面投產的背景下，我們迫切需要進行產品的快速研發和迭代，以及市場的快速拓展，這個時候我們就特別需要及時去掌握電工鋼的一些相關的技術和市場行情。一方面需要去收集整理這些信息，把它作為可以快速查找的知識資源，給我們的業務人員提供經營決策以及技術研發的一些數據支撐。同時，對于硅鋼產品整個行業來說，這些數據和資料屬于最高保密級別，尤其是我們自己在研發過程產生的一些技術文檔，所以就需要做好安全防擴散管控。信息收集方面，我們使用了TRS，它對23個網站的140個欄目進行掃描，自動采集我們想要的信息和數據，并把這些數據存入到 edoc文檔庫中。在文檔庫里，一方面進行文件的自動整理、統一命名、統一文件格式，同時我們也基于ECM平臺開發了一個門戶應用， 里面包含了想要了解到的一些市場行情、對應的技術文件、專利等；一方面對于我們研發和經營過程中的一些文件和數據，可以方便相關業務人員進行快速有效的查找，并共享相對應的資源。情報系統中也有一些比較方便的功能，如通過平臺自動生成的鋼鐵行情日報、每日信息、專題市場分析等一些專欄。
情報系統對硅鋼產品從研發到市場拓展提供了一個非常好的支撐，助力了我們電工鋼產品十年的快速發展。
場景二：文檔、檔案管理系統
在一開始，大家對于文檔的價值、使用的要求、共享的要求等，可能從認知到習慣都存在一定的差距，文檔系統的推廣使用有一定的難度。在 2014 年的時候，大家一是積累了大量的文檔，二是在文檔的使用、共享過程中，切切實實地遇到了很多的問題：舉個例子，公司下面的股份遷安、順義冷軋、營銷管理部都擁有各自的OA系統和內網，平臺不統一，像公文、請示、報告等流程的銜接、共享困難，跨地域協同困難。有時候還需要開車進行異地文件交換，非常不方便。另外一個就是現有的OA系統，主要還是以 PC 端為主，不支持移動辦公模式，不利于工作效率、反應速度和決策能力的提升。之前是單獨的檔案管理系統，跟其他系統沒有緊密銜接；首鋼集團、股份各部門、股份代管單位的檔案管理采用人工方式完成，效率低且缺乏管理控制；OA系統里面也存在很多公文，從歸檔到檔案的借閱、查詢都非常不方便，很多檔案還得形成紙質檔案。基于以上問題，我們就對文檔管理系統做了一個升級：建立從OA到“文檔”到“檔案”的全自動數據鏈條管理，最大程度的方便檔案的管理，以及實現了檔案相關的信息資源共享。
場景三：ISO體系文件管理系統
質量體系管理對于制造企業來講，要求是非常高的。每年我們會進行質量體系的審核，先做內審，再外審。一般情況下，每次審核都得生成上萬份文件，管理難度非常大。我們希望能夠對體系文件進行統一管理，一方面是方便、可控的管理日常文件，二是可以更加有效、快捷、便利的滿足體系審核的要求。對于日常的管理，大量的數據資產往往分散在個人的電腦或紙質的文件中，由個人去管理，比較容易丟失和泄密。鋼鐵行業是流程性制造，崗位多，要求高，幾百個不同崗位的質量文件都有不同的質量文件要求，尤其像操作要點等文件，它更新的頻率非?？?，分散在各個崗位，且崗位實行輪班制，對于數據資產的管理非常復雜。大量的紙質文件下發到各個崗位，成本比較高，更別說進行全流程管控和統計分析了，這對于我們的質量管控存在一定的風險。比如練一爐鋼的操作要點，版本可能有十幾個，查找費時費力，不負責的員工可能根據自己的經驗去操作了，安全隱患就比較大。體系文件每次審核時，既要收集，還要修改，同時涉及管理流程，需要進行提交、審核、發布等，流程非常復雜，效率低，尤其對于歷史文件版本進行控制也比較難。所以我們就通過 ECM平臺做了一個體系文件管理系統。? 建立集中存儲、統一管控的ISO體系文件管理系統首先，對體系文件做集中存儲和統一管控，同時把體系的管理流程線上化，在ECM平臺上實現文件管控。
同時，也通過文檔電子化，把文件變得受控，從文件生成到傳遞到最后歸檔的整個過程，包括版本修改都是可跟蹤的，這樣極大的提高了體系文件的管理和日常運行的效果。
以前，集團下面的各個企業都有自己的OA系統，文檔管理系統，也有集團共用的系統，辦公體系復雜，針對這個問題集團統一構建了全集團覆蓋的一套協同辦公體系。在這個過程中，由于股份公司在ECM平臺的應用比較深入，同時效果也比較好，所以集團也是充分的借鑒和參考股份公司應用的情況，在整個協同辦公體系里把ECM平臺和統一身份認證、單點登錄、門戶頁面做了全面集成。為了滿足新的需求，將對應系統進行升級和數據遷移，同時把文檔門戶的搜索功能和OA門戶進行集成，形成統一搜索，把文件快速預覽也集成到了移動辦公中，另外也延續了檔案管理系統跟oa的集成。這樣在ECM平臺上，相當于有兩大應用，一個是文檔管理，一個是檔案管理。ECM平臺作為文件的最終存儲和歸檔，去和各個系統進行頁面集成和流程集成。例如，OA系統里公文的處理、審批，它的附件都是通過文檔系統去掛載的。
在我們整個辦公體系里， ECM作為一個非結構化數據中臺，在全集團范圍內進行系統和用戶之間的文件交互。
由于用戶量太大，也考慮到實際用戶訪問的壓力和安全性，我們協同辦公是集團統一一套，但是做了分布式部署。在鋼鐵板塊，由股份公司代表集團去統管，股份公司和鋼鐵產研基地的協同辦公和文檔管理都是在整個系統里邊統一做了集成。
通過單點登錄的集成，組織目錄結構的統一規范，文檔門戶和 OA門戶、檔案系統的集成以及統一搜索在門戶上的集成，項目實現了文檔系統的全面升級和集成，同時也是把檔案系統進行了進一步的應用的擴展，包括一些不同的檔案類型重新進入到檔案系統，形成了辦公體系的全面集成。
場景四：非結構化數據中臺
在業務層面，我們在2017 年啟動了首鋼股份整個信息化體系的重構：產銷一體化經營管理系統。這個項目是把我們所有的業務層面的管控系統做了一個重構，主要是包括底層的制造、質檢、計量等；在管理層面包括了采購、銷售、質量、物流、設備、工程等；在產銷層面并不涉及到財務，財務是集團統一平臺，產銷系統要跟集團財務一體化平臺形成一個無縫的業財銜接。在產銷的系統里，有大量的數據交換，尤其是有一些文件交換。我們在這個過程當中，把ECM平臺作為一個非結構化的數據中臺，主要管理對象就是非結構化的文件，比如合同。我們有一個電子合同管理平臺，業務系統根據業務需求形成對應的合同，再通過電子合同管理平臺去做統一的生成和管控。合同一旦生成以后，就會自動傳到ECM 平臺上，同時也會根據事先設定的規則在業務系統中建立文件鏈接，文件就會在各個業務系統之間自動流轉，尤其是在業財銜接的過程當中。
例如采購，采購的合同生成以后，可能會有預付款，需要在合同節點上進行報支，再經過財務共享平臺審核。付款申請、報支單等文件鏈接會從采購系統自動傳到財務共享系統，實體的文件不參與交互過程。這樣財務人員在財務共享平臺上，進行審核時，通過調用預覽，既可以去看合同實體的文本，也不需要去對文件進行一個接收。
由于我們財務系統部署是在北京，采銷在河北，過程中是通過專線，不僅文檔數量多，很多文件本身也比較大。如果文件的交互都是通過專線，不僅效率慢，還會占用大量的資源，成本上也不合算。所以ECM平臺采用了分布式部署，在京塘也單獨部署了一套文檔管理的平臺。兩個平臺邏輯上是一個整體，在一些空閑的時間，京塘的平臺會自動進行電子合同的同步，這樣它就脫離了業務流程本身，既不影響業務流程的進行，又能把兩邊的數據進行拉齊，起到了冗余和備份的作用。
現在ECM非結構化數據中臺大概2萬用戶，還有文檔的長期保存容量大概是 3 t，把產銷還有集團管控對應的一共 17 個系統做了文件共享和串接。
場景五：企業網盤
企業網盤主要是與首鋼通移動端進行集成應用。隨著大家更多地進行移動端辦公和處理文件流程，移動端接收了大量的文件，占用手機存儲容量、查找繁瑣、安全性不高。所以我們就把云盤植入進去，這樣在使用首鋼通的時候，就能夠非常方便的去調用云盤，一鍵把文件存入到云盤，解決了大家關于文件在移動端存儲和共享的問題。“信息化建設沒有盡頭，我們必須盡可能看得更遠一些，與鴻翼攜手12年也是來之不易，希望我們能夠多加交流探討，共享共創，一起助力首鋼股份實現行業領先、世界一流的愿景?！笔卒摴煞葜悄芑瘧貌坎块L戴亞輝親切地說道，他看起來不只是我們的客戶，更像是一個老朋友、一個老師和一個信息化布道者。
