自2020年新冠疫情爆發以來，不知不覺疫情已經走過了三年多的時間。面對這人類所面臨的最大的公共衛生大事件之一，醫療系統在這一期間，承受了前所未有的壓力，同時廣大醫療工作者也為抗疫工作做出了杰出的貢獻。如何完整地記錄這段特殊的歷史，需要醫院檔案來作為見證我們抗疫衛生工作經驗的重要載體。

醫院檔案是是醫療機構所有軌跡的縮寫，是各級醫療系統在不斷發展的歷程中形成的最明晰的、確定的、具有完整記錄作用的歷史信息記錄。

現階段醫院檔案管理的常見問題

醫院在發展過程中大多是重視醫療技術水平方面的管理，而對于檔案方面則常常是疏于管理。目前醫院檔案管理包括文書檔案、人事檔案，病歷檔案。

電子檔案和紙質檔案保管在一起，不僅檢索率低，在鑒定、借閱、歸檔過程也存在困難；

檔案管理的工作人員多數不是專業人員，對檔案管理專業知識不了解，業務不熟悉，造成醫院各類檔案管理混亂；

檔案管理內容更新缺乏時效性，檔案資料未得到真正的利用。

常規醫院文書檔案管理流程分析

歸檔

歸檔的原則：通常是在各項行政管理工作中，針對已經處理完畢，并具有保存價值的文件、材料，以及獲得的各類證書，均應及時移交至醫院綜合檔案室。

歸檔的范圍：醫院形成的正式文件（包括正文、附件、底稿）、合同等；醫院機關或業務科室的工作安排、計劃、總結、規定、規章制度、調研材料等；醫院重要會議（黨組會、黨代會、職代會、工會）重要會議材料（如會議記錄、會議紀要、工作報告、領導講話，會議簡報等等）；職工花名冊、醫院工資年報；上級機關的重要來文等等。

歸檔的時間：一般為來年的1-3月份。

整理

從醫院文書檔案的整理流程來看，主要包括：文書檔案資料收集；文書檔案分年度；確定文書檔案歸檔范圍；確定文書檔案分類；文書檔案立卷（整理成件）；確定文書檔案分保管期限；做好文書檔案排列；文書檔案裝訂；文書檔案編號；文書檔案數頁碼；文書檔案裝盒；文書檔案編目；放置備考表；上架。

其中，文書檔案立卷（整理成件）應將醫院自身形成的文件材料作為立卷歸檔重點，并保證文件材料的真實性、完整性（文書檔案正件與附件要完整；文書檔案正本與定稿要完整；同一問題的請示、批復要完整），并一并歸檔組卷。

根據相關規定，將文書檔案保管期限劃分為永久、定期（30年、10年）；文書檔案的排序可選擇按時間或上下級關系排列；醫院文書檔案的裝訂應按照：正文—領導簽發單—底稿的順序裝訂。逐件編號，設置全宗號、年度、室編件號、機構或問題、期限、館編件號等。

借閱、歸還

醫院檔案管理部門要制定完善的文書檔案借閱制度，規定詳細的檔案借閱流程：

醫院檔案借閱流程圖

如何應對管理現狀

01紙質檔案與電子檔案并存管理

相比于電子檔案，紙質檔案的管理也非常重要，紙質檔案具有合法性、原始性、憑證性等特點，決定了紙質檔案具有不可替代性的特點。

因此在推動電子檔案信息化建設的同時紙質檔案的管理也非常重要。為了推進醫院各項工作的高效發展，醫院應堅持執行紙質檔案與電子檔案共同存在的管理模式，既要保存檔案管理的完整、真實的同時又要推進醫院各項工作的高效推進。在紙質檔案的基礎上充分開發電子檔案的功能，啟用各項信息化檔案建設。

02建立醫院電子文件夾統一線上檔案

電子檔案庫集中統一管理紙質檔案與電子檔案。醫院管理檔案文件夾目錄庫針對臨床、醫技、行政科室建立不同的標準目錄?？剖腋鶕剖业男枰孕薪⒖剖覂炔课募A目錄內容，可根據科室工作需要自行命名。所有文件夾內容上傳到醫院統一的電子檔案庫，從檔案管理錄入，檔案審核，檔案借閱，檔案鑒定，檔案銷毀等方面全面掌握檔案管理情況，不用再擔心檔案的安全問題。

03電子化的歸檔標準化管理流程

通過信息系統的運用，醫院上下級部門推行公文流程審批，利用電子信息化的手段，為推動工作提供有力支持。具體包括：臨床新技術項目申請、科研論文發表、請假流程、物資申領、會議室使用、車輛使用、外出培訓等涉及到醫院工作的很多方面。每一流程的審批從發起申請到流程審批到流程結束每一細節都可以詳細查詢，方方面面的信息在醫院信息系統中都可以顯示，醫院各項管理工作都能落實到位、責任到人。

04檔案信息化管理工作靈活應用

在檔案管理信息化建設中，如果科技系統有不能滿足醫院繁雜的檔案管理需求的地方，可以根據醫院工作需要添加自定義管理模塊，靈活的系統設計將檔案管理權限下放到病案室和信息工程科，可以幫助相關科室2次研發適應醫院需求的檔案管理模塊，保障醫院檔案管理各環節的合理化，實現檔案管理工作智能化和信息化。通過不斷開發原電子病歷系統功能基礎上開發新的適合醫院工作的 HIS 功能，并與微小化HIS系統成功切換，為醫院檔案管理工作信息上升一個新高度，實現醫院信息全面整合。

05醫院大數據的需求

紙質檔案管理需要人工操作，對于數據統計和篩選功能落后，醫院建立電子信息檔案管理后，通過系統的簡單操作整合，可智能化的提取各類數據，節省時間，提高作效率。提取數據涉及醫院各方面，全面反映醫院信息，了解醫院發展情況。電子檔案建立后各類數據能從統一的端口出據，保證數據的科學化、精準化，為全面推進深化醫藥衛生體制改革做好準備。

鴻翼檔案作為國內非結構化數據應用技術的領先者，創造性地將相關技術應用到檔案業務的場景中，研發了獨有的基于非機構化數據治理能力的最新一代檔案管理系統。

近年來，鴻翼檔案為神威藥業、廣藥白云山等多家醫藥企業提供了對應的現代化的檔案信息管理系統解決方案。鴻翼檔案參與了多家國內醫療機構的檔案系統信息化建設項目，為國內醫藥行業的檔案管理信息化發展做出了積極的探索和獨特的貢獻。